Administratieve organisatie en interne controle

De inrichting van de administratieve organisatie en interne controle is erop gericht om de juistheid, de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van ons handelen te waarborgen en de risico's te beheersen.

Interne controle
Ieder jaar worden de interne controles uitgevoerd op basis van het meerjarige interne controleplan en het daarbij behorende jaarlijkse uitvoeringsprogramma. Het programma wordt afgestemd met de externe accountant. zodat de uitkomsten van de interne controles ook gebruikt kunnen worden als basis voor de jaarrekeningcontrole. Op basis van de belangrijkste geldstromen, risico's en ontwikkelingen wordt beoordeeld welke processen en onderwerpen gecontroleerd worden. Er wordt steeds meer gewerkt op basis van data-analyses, een ontwikkeling die de komende jaren in samenwerking met de nieuwe accountant wordt geïntensiveerd.

Uit de interne controles vloeien aanbevelingen voort op het gebied van de bedrijfsvoering. Deze worden intern besproken en de opvolging wordt intern gemonitord.

Fraude-risico-analyse
De eerste stap van de fraude-risico-analyse wordt in 2023 afgerond. De fraude-risico's zijn dan geïnventariseerd, en op basis van kans en impact is duidelijk welke beheersmaatregelen nodig zijn om passend met deze risico's om te gaan. De volgende fase zal dan zijn beoordelen in hoeverre deze maatregelen in de praktijk al zijn geïmplementeerd, en de nog ontbrekende maatregelen implementeren. Dit zal voor 2024 een belangrijke activiteit zijn. Daarbij zal waar mogelijk gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden die het nieuwe financiële pakket vanaf 2025 moet gaan bieden.

Accountantscontrole
De accountantscontrole vindt plaats overeenkomstig de verordening accountantscontrole gemeente Gorinchem 2021 (artikel 213 Gemeentewet). Vanaf het controlejaar 2023 zal de controle worden uitgevoerd door de nieuwe accountant, die na een Europese aanbesteding is gecontracteerd. De komende jaren zal steeds meer invulling worden gegeven aan de integratie van de interne controlefunctie en de accountantscontrole, en steeds meer gebruikt worden gemaakt van data-analyses en IT-controles. De traditionele interim-controle zal daarbij steeds meer worden vervangen door controles verspreid over het hele jaar.

De raad zal op hoofdlijnen worden geïnformeerd over de uitkomsten van de interim-controle en de reactie van het college daar op. De accountant geeft in het proces van de vaststelling van de jaarstukken de raad een toelichting op de uitkomsten van de accountantscontrole op de jaarrekening. Het college geeft in een raadsinformatiebrief een reactie op de bevindingen van de accountant. Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole heeft de raad de mogelijkheid om speerpunten voor de controle te benoemen. Dit gebeurt bij de jaarlijkse vaststelling van het normenkader, een belangrijk uitgangspunt voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording.

Rechtmatigheidsverantwoording
De raad heeft al in 2020 de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. Door vertraagde invoering van de wetgeving wordt de rechtmatigheidsverantwoording uiteindelijk pas vanaf de jaarrekening 2023 werkelijkheid. De organisatie is, in afstemming met de accountant, momenteel bezig met de voorbereidende werkzaamheden. Zo is het door de raad vastgestelde normenkader uitgewerkt in een toetsingskader, dat als uitgangspunt dient voor de interne controles. Uit dit toetsingskader is duidelijk geworden welke rechtmatigheidscontroles voorheen nog door de accountant werden uitgevoerd, maar nu door de interne controlefunctie moeten worden uitgevoerd. Daarnaast zullen de interne controles nog, waar nodig, worden aangescherpt aan de hand van de fraude-risico-analyse. De benodigde interne controles zullen tijdig worden opgestart, zodat bij de jaarrekening 2023 de eerste rechtmatigheidsverantwoording kan worden opgesteld, waarna de accountant deze verantwoording zal beoordelen als onderdeel van de jaarrekeningcontrole.