Administratieve organisatie en interne controle
De inrichting van de administratieve organisatie en interne controle is erop gericht om de juistheid, de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van ons handelen te waarborgen en de risico's te beheersen.
Interne controle
Ieder jaar worden de interne controles uitgevoerd op basis van het meerjarige interne controleplan en het daarbij behorende jaarlijkse uitvoeringsprogramma. Het programma wordt afgestemd met de externe accountant, zodat de uitkomsten van de interne controles ook gebruikt kunnen worden als basis voor de jaarrekeningcontrole. Op basis van de belangrijkste geldstromen, risico's en ontwikkelingen wordt beoordeeld welke processen en onderwerpen gecontroleerd worden. Er wordt steeds meer gewerkt op basis van data-analyses, een ontwikkeling die de komende jaren in samenwerking met de accountant wordt geïntensiveerd.
Uit de interne controles vloeien aanbevelingen voort op het gebied van de bedrijfsvoering. Deze worden intern besproken en de opvolging wordt intern gemonitord.
Fraude-risico-analyse
De eerste stap van de fraude-risico-analyse is in 2024 afgerond. De fraude-risico's zijn geïnventariseerd, en op basis van kans en impact is duidelijk welke beheersmaatregelen nodig zijn om passend met deze risico's om te gaan. Op basis hiervan wordt in 2024 en 2025 beoordeeld in hoeverre deze maatregelen in de praktijk al zijn geïmplementeerd en of de nog ontbrekende maatregelen kunnen worden geïmplementeerd. Daarbij zal waar mogelijk gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden die het nieuwe financiële pakket vanaf 2025 moet gaan bieden.
Accountantscontrole
De accountantscontrole vindt plaats overeenkomstig de verordening accountantscontrole gemeente Gorinchem 2021 (artikel 213 Gemeentewet). De komende jaren zal steeds meer invulling worden gegeven aan de integratie van de interne controlefunctie en de accountantscontrole, en steeds meer gebruik worden gemaakt van data-analyses en IT-controles. De traditionele interim-controle zal daarbij steeds meer worden vervangen door controles verspreid over het hele jaar.
De raad zal op hoofdlijnen worden geïnformeerd over de uitkomsten van de interim-controle en de reactie van het college daar op. De accountant geeft in het proces van de vaststelling van de jaarstukken de raad een toelichting op de uitkomsten van de accountantscontrole op de jaarrekening. Het college geeft in een raadsinformatiebrief een reactie op de bevindingen van de accountant. Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole heeft de raad de mogelijkheid om speerpunten voor de controle te benoemen. Dit gebeurt bij de jaarlijkse vaststelling van het normenkader, een belangrijk uitgangspunt voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording.